在学校的日常运营管理中，会产生多少档案？学校档案资料包括学生档案、教师档案、教学档案、组织档案、图书档案、建筑档案、财务档案等。每一种类型的档案之下又包含非常多的内容，就学生档案而言，学生档案又包括学生那个登记表、学籍登记表、奖励处理材料、军训成绩、入党或入团相关材料、学年评语表、学生高考成绩单、家庭情况调查表、体检表及相关材料。
学校档案管理十分繁杂，如何统筹监管学校档案资料？近日，一省属成人高等学校引进了会博通档案管理系统，实现学生档案、教师档案、组织档案等各个维度档案的信息化管理。
01多用户共同管理档案
该学校下设四大机构，分别是党政管理机构、教学与教辅机构、党的基层组织、群团组织。其中党政管理机构下辖组织人事处、校纪检监察机构、学生工作与招生就业处、教务处、科研发展与规划处、后勤保障处；教学与教辅机构下辖远程教育学院、继续教育学院、图书馆；群团组织包括校团委。
在以上组织当中，每一个机构每天都会有大量可成为档案的文件产生，如何对这些资料进行实时管理。该大学档案管理系统构建负责人跟会博通技术团队对接后，觉得采用多人管理的模式，即给不同的子部门或机构都分配一个档案管理员名额，并匹配相应的职能权限，由最先接触到档案的人员实时整理归档，档案管理的效率得到了极大提升。
得益于会博通独创的痕迹可寻与细粒化权限管理的技术，“多人管档”的创新型档案管理方式，既能够实现档案的高效管理，也能保障档案的安全。通过痕迹可寻技术，会博通系统可利用用户登录监控、应用操作行为监控、工作流程监控、监控信息统计与分析多种方式，实时保障文档的安全；通过细粒化的权限管理，档案的每一个分类都可以单独设置权限，授权对象既可以是组织架构中的组织，也可以是具体用户。同时也可以定义授权对象可访问内容的密级，以及可以进行的操作行为。
02档案全生命周期有序化管理
该项目要求，系统应当集中统一且分门别类管理内部不同类型和性质的档案材料，实现档案的有序化管理。在应用上，需要结合权限管理与流程管理体系，界定人员应用档案资料的权限便捷，并通过流程管理体系管控档案从形成、发布、变更到归档、鉴定、销毁等全生命周期管理。此外，还需要满足可在日常经营管理活动中，完成对内部重要档案资料的沉淀，以及按权限取用。
会博通档案管理系统拥有从档案的扫描、录入、整理、归档、利用、统计、编研、过期档案处的档案全生命周期管理体系与对应的管理功能，并对档案的出入库，包括原件与数字文件的借阅与归还的申请与登记功能，并可实时统计档案资料的利用情况、借用热度等数据；用户可通过搜索，找到需要进行移交/借用/销毁/批量提醒的档案，勾选多个文件或多个档案案卷，放入类似于淘宝购物车可临时存放文件或档案案卷的收纳盒中，统一发起流程进行档案移交/借用/销毁/提醒流程，让系统的应用完全实现面向用户服务，实实在在地提高高校档案管理效率与水平。
03全面管理所有档案门类
如开篇言，该校日常运营管理中涉及到诸多档案门类，且目前注册在籍学生20000多人，会博通通过定制开发满足了信息量如此庞大的档案管理需求。其中，基础的学生档案管理就包括：毕业生登记表管理、报名登记表管理、身份证照片管理、毕业证照片管理、招生考试录取名单照片管理、大学生实践考核管理、毕业设计（论文）评审管理、学生学籍卡照片管理、学历查询结果照片管理、学生成绩单管理等。
除了为该校定制上述基础的学生档案分类，会博通还支持个性化业务档案和人事档案管理功能，全面管理该校涉及的所有档案门类。
本次该大学档案管理系统构建，是按照全国高校档案管理要求，进一步提高高校档案管理和数字化处理工作水平，以适应电子档案管理需要而进行的一项政策性与实用性相结合的行动。经过多维度、多次数评测，该校最终选择会博通作为高校档案管理软件供应商。这既是对会博通档案管理实力的认可，也是会博通结合学校档案管理需求，不断优化档案场景化应用的契机。
在过往的实战案例中，会博通已经为上千所学校搭建了学校信息化档案管理系统，沉淀、打磨出一批贯穿档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等档案管理应用。未来，会博通还将继续细化应用场景，期待与更多独特的、新颖的学校档案管理需求相遇。
