这里是可乐女士的第7篇原创推送~

今天是Access 2016 软件操作系列的第3讲

一起来学习一下如何设置字段属性吧~

上节课我们学习了如何设计表结构，为了更准确地限制字段中所输入数据的内容和格式，可以设置字段的属性，不同数据类型的字段拥有不同的属性。

其实上节课设置的标题就是在设置字段属性，今天我再来学习3种常见的字段属性：字段格式、默认值、有效性规则。

01  

知识准备

在数据库中经常会用到表达式，表达式是由常量、标识符和函数通过运算符连接起来的有意义的式子，相当于Excel中的公式。我们在设置字段属性时经常需要用到表达式，需要注意的是，一个表达式中必须是同一类数据类型。

常量，你可以理解为常常是这样，一直是这样的数据，也就是固定不变的数据。比如圆周率π=3.1415926，π的值是不变的，所以我们称π为常量。true、false和null都是表达式中经常使用的常量，常量的特点是数据不会改变。

标识符，在数据库中，要想准确表示数据表中的字段、窗体或报表中的控件，需要用到标识符来表达从属关系。例如，要表达数据表goods中的code字段，直接写code数据库是无法定位的，因为数据库中还有其他数据表含有code字段，你直接写code，数据库无法确定要操作哪个数据表中字段，正确的表达方式是[goods]![code]，这里需要注意的是，表和字段都要用[]表示，表下面的字段要用！表示。

函数，这个名词大家应该不陌生，可能在数学中比较常见。函数是系统内部预先编制的一段程序，使用函数可以执行很多不同的操作。例如在数学里，函数f(x)=3×2+4x+5，只要输入x的值，函数f(x)就能执行相应操作，计算出最终值。数据库里的函数和数学中的函数功能是类似的，例如now( )是一个时间函数，用来返回系统当前的时间，一旦你使用该函数，就能自动返回操作系统当前的时间。恰当地使用函数能极大地提升工作效率。

Access 2016 提供了大量的内置函数，不需要手动输入，直接选择即可，可以参考图1所示的常用函数功能表。

图1 常用函数功能表

运算符，是一个标记或符号，用于执行运算，包括算数运算符、比较运算符、逻辑运算符、连接运算符和特殊运算符，大家简单了解下，后面的课程中会有详细讲解。

有了必要的知识储备，接下来我们开始今天的实践操作：

02

设置字段格式

数据表goods中的字段price的数据类型是数字，对于数字类型的数据，一般都要根据需求设置其格式。

任务描述：根据我们的需求，将price的格式设置为标准。

操作步骤：选中price的数据类型后，在下方的常规选项卡中找到格式，点击右边的下拉菜单，选择标准（图2），默认的是有两位小数，如果想要修改小数位数，可以在常规选项卡中的小数位数中选择合适的数字。

图2

03

设置默认值

默认值是用户在输入新记录时自动输入的字段值，目的是减少数据数据的重复操作，它可以是符合字段要求的任意值。

任务描述：将进销存系统的进货单buy和销售单sell中的datetime字段的默认值设置为当前系统时间，这样用户在输入数据时，无需重复输入datetime的值，可以大大节省输入数据的时间。

操作步骤：打开数据表buy的设计视图，打开方式有两种，一种是点击数据表buy（图3），点击左上角的视图中的设计视图；另一种是点击数据表buy，在上方选中后鼠标右击，选择设计视图（图4）。

图3

图4

点击字段datetime，来到下方的常规选项卡，找到默认值，在其中选择或输入Now(  )即可（图5）。用同样的方法设置数据表sell的datetime字段。

图5

04

设置有效性规则

设置有效性规则可以对输入的字段值进行限制。当对某个字段设置有效性规则（图6）后，用户在该字段输入数据时，系统将自动根据这个规则检查所输入的数据是否符合有效性规则，如果不符合，系统就会弹出提示信息，也就是有效性文本（图6）。

图6

任务描述：将进销存系统的各数据表中的数字型字段的有效性规则均设置为>0，price字段的有效性文本设置均设置为单价必须大于或等于0！，amount字段的有效性文本均设置成数量必须大于或等于0！。

操作步骤：可以采用两种方法打开数据表goods的设计视图。点击字段price，找到下方的常规选项卡下的有效性规则，在其中输入>=0，保存。在有效性规则的下方是有效性文本，在其中输入单价必须大于或等于0！（图7）。

图7

设置成功后，我们来测试一下，如果用户在字段price中输入值-20，则系统会弹出如图8所示的提示信息，这说明我们设置成功。

图8